Livnara Consulting

releases the information in your documents

Ondernemingen hebben zowel een civielrechtelijke als een fiscaalrechtelijke bewaarplicht voor administratieve bescheiden. Toch is een goede back-up- en archivering van deze digitale informatie bij veel mkb-bedrijven slecht geregeld.

Dit blijkt uit een onderzoek van internetaanbieder IS Interned Services onder zijn klanten naar de stand van zaken rond back-up en archivering binnen het mkb. Uit dit onderzoek kwam onder andere naar voren dat vooral kleine mkb-bedrijven met minder dan vijf geautomatiseerde werkplekken niet of nauwelijks investeren in back-up en archivering van bedrijfsinformatie. Uit het onderzoek kwam naar voren dat 68 procent van de ondervraagde bedrijven documenten digitaal bewaart. Bijna de helft daarvan gebruikt daarvoor geen specifiek back-up- en archiveringssysteem. Van de 50 procent die wel een specifiek systeem hebben voor het back-uppen en archiveren van bedrijfsinformatie is 80 procent een bedrijf met meer dan vijf geautomatiseerde werkplekken.

“In de praktijk blijkt dat kleine bedrijven de noodzaak van back-up en archivering minder inzien en de risico’s die zij lopen anders inschatten dan grotere bedrijven”, licht Arjan Steevels, oprichter en directeur van IS Interned Services, de resultaten toe. “Bij bedrijven met minder dan 5 medewerkers wordt informatie veelal opgeslagen op de harde schijven van gebruikers en het archiveren en back-uppen daarvan wordt veelal aan de individuele gebruikers overgelaten.” Niet alleen een kennisachterstand speelt een rol. Het grootste struikelblok voor met name kleine bedrijven binnen het MKB zijn de kosten: 38 procent van de kleine bedrijven zegt zich zorgen te maken over de kosten die samenhangen met een back-up- en archiveringssysteem.

Bron: IT Executive, 29 april 2010.

Maar Back-up en archivering is meer dan het maken van een kopietje naar tape of DVD. Zo dienen documenten vaak in een digitaal duurzaam bestandsformaat (zoals ODF of PDF/A) te worden opgeslagen en geldt voor de diverse soorten documenten vaak verschillende bewaarduren. Onze oplossingen voor digitalisering en archivering helpen u bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Vorobeelden zijn het scannen/converteren van documenten naar PDF/A en het archiveren van documenten in Microsoft SharePoint Online.

Een mooi artikel op 12 februari in De Telegraaf: staatssecretaris De Jager (Financiën) kondigt aan dat de strenge authenticiteitseisen voor het versturen van een elektronische factuur aan ondernemers komen te vervallen. Vanaf nu mag de ondernemer de factuur als een eenvoudige PDF in een emailtje versturen of via een portal beschikbaar stellen.

Voor de 500 miljoen zakelijke facturen ligt zo jaarlijks een administratieve lastenverlichting van € 600 miljoen in het verschiet. Dat is goed nieuws voor de ondernemer! Maar het bedrag valt me ietwat tegen! Volgens mij is er alleen gekeken naar het standpunt van de verzendende partij. De grootste voordelen en besparingen van elektronisch factureren liggen namelijk bij de debiteur. Zo lang die de factuur bij binnenkomst maar niet print!

Pot met goud

Die pot met goud is overigens niet zonder meer te bereiken. Zowel de leverancier als de debiteurs zullen actie moeten ondernemen.

Zo zal een leverancier wel afspraken moeten maken met haar debiteurs of zij inderdaad hun facturen elektronisch willen ontvangen. En zal de leverancier in staat moeten zijn (grote hoeveelheden) facturen elektronisch, bijvoorbeeld als PDF gekoppeld aan een email, te verzenden. Een goede PDF converter - zoals Autobahn DX - , het bijhouden van een adresbestand met email adressen van de financiële administraties van de klanten en een verzendmechanisme zijn essentieel. Een alternatief is het versturen van de facturen uit te besteden.

Ook een debiteur moet een aantal acties ondernemen. Met een goede organisatie en ondersteuning met enige ECM technologie – zoals Intelligente Capture, een Digitaal Archief en Workflow Management - zijn al forse voordelen en kostenbesparingen te realiseren, Euro 17 per factuur is realistisch. Bijkomende voordelen van de elektronisch afhandeling zijn dat het Cash Management en het Risk Management ook een positieve impuls krijgen.

Een belangrijk aandachtspunt voor de debiteur is dat de eisen voor het bijhouden van een goede administratie niet zijn gewijzigd. En dat betekent dat een elektronisch ontvangen factuur elektronisch moet worden gearchiveerd. Afdrukken op papier is niet toegestaan. Kortom, een debiteur die elektronisch facturen wil ontvangen doet er verstandig aan doet om een digitaal archief aan te leggen. Want de emailbox is daar niet voor bedoeld.

Niet alleen winnaars

Helaas, er zijn niet alleen winnaars. De traditionele papieren manier van het versturen van facturen komt onder druk te staan. TNT Post, de leveranciers van couverteerapparatuur, de papierleveranciers en de (geoutsourcde) postkamers zullen niet blij zijn met het initiatief.

Dit artikel is eveneens geplaatst op de online versie van de Computable:
http://www.computable.nl/artikel/ict_topics/ecm/2868873/1277020/belastingdienst-geeft-elektronische-factuur-extra-impuls.html

De Directie Gemeenschappelijke Organisatie Bedrijfsvoering (GOB) van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) heeft eind september 2006 haar Scan Unit geopend. Nicolet Dukker, MT-lid van deze directie, vertelt erover.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in KBenP Actueel 3 van oktober 2006. De eigenaar van Livnara Consulting was op dat moment Operationeel Manager bij KBenP-ICT en als adviseur nauw betrokken bij de implementatie van de ScanStraat.

“GOB is de shared services organisatie voor de ondersteunende administratieve processen binnen SZW. Een soort administratiekantoor voor SZW. De directie GOB verzorgt voor de collega directies de financiële en personele administratie en de documentaire informatievoorziening,” introduceert Dukker.

Aanpak

“Binnen GOB waren verschillende scan applicaties met verschillende apparatuur en software in gebruik bij de verschillende teams. Eind 2004 is opdracht gegeven voor het uitvoeren van een vooronderzoek naar de mogelijkheid scan activiteiten te centraliseren. Quarant, de uitvoerder van dit onderzoek, oordeelde positief en bracht advies uit over de inrichting van een centrale scan eenheid.

Lees meer...

Van postronde tot DIS, wordt de facility manager rechts ingehaald?

dinsdag 25 november 2008 11:46

Bedrijven en instellingen kiezen steeds vaker voor digitalisering van informatiestromen. Dit heeft ingrijpende gevolgen voor facilitaire functies, zoals de repro, de postkamer en het archief. Digitalisering wordt veelal geïnitieerd door het primaire proces, en in veel mindere mate door de facilitaire organisatie. Hierdoor lijkt het vaak een “van buitenaf komend onheil”.

Hoe stelt een facility manager zich op? Is er een rol, en zo ja, wat is dan de rol van de facilitaire organisatie? En hoe voorkom je dat je als facility manager door ontwikkelingen rechts wordt ingehaald?

Lees meer...