De inzet van PDF en PDF/A als bestandsformaat kent een groot aantal toepassingsmogelijkheden. Hieronder staan een aantal referenties.
Gemeente Den Haag (scannen inkomende post)
De gemeente scant dagelijks een groot aantal poststukken. Via een .NET integratie met een andere bedrijfstoepassing zet Autobahn DX deze documenten om naar Searchable PDF/A. De gemeente wordt ondersteund door OIS uit Rijswijk. Voordelen: kostenbesparing, de PDF/A oplossing is aanmerkelijk goedkoper dan de oplossing van de leverancier van de scansoftware; het bestandsformaat van de documenten voldoet nu aan de eisen van Digitale Duurzaamheid; een document kan nu op meerdere manieren worden opgezocht; de informatie in een document is nu herbruikbaar. Bovendien geeft de gemeente invulling aan de eis van de rijksoverheid tot het ondersteunen van Open Document Standaarden.
Ministerie van Defensie (bulk conversie papieren archief)
Het ministerie wilde een groot aantal in TIFF gescande personeelsdocumenten na lange tijd toch tekst doorzoekbaar maken en opslaan in het digitaal duurzame PDF/A formaat. De oorspronkelijke documenten waren soms tientallen jaren oud en bevatten documenten en formulieren die in verschillenden lettertypes en groottes waren bedrukt. Ook werd geconstateerd dat binnen een TIFF document zowel staand- als liggend-bedrukte pagina's voorkwamen. Dat was lastig lezen voor de gebruikers. Het was duidelijk dat er verschillende voorbewerkingen op de documenten nodig zouden zijn om een aanvaardbaar zoekresultaat te krijgen. De Autobahn DX software heeft gezorgd voor een hoogwaardige conversie van deze documenten. Via technieken als despeckle en deskew werd de beeldkwaliteit eerst geoptimaliseerd. Vervolgens werd via autorotation de pagina's allemaal in een - door mens en computer - leesbare stand gezet. Tot slot werden de documenten met een geavanceerd eOCR-engine omgezet in Searchable PDF/A.
Ministerie van Financiën / Belastingdienst
De belastingdienst kreeg van een andere organsiatie veel documenten aangeleverd in Image Only PDF formaat. In deze documenten kan niet op woorden in de tekst van een document worden gezocht. Autobahn DX zet de Image Only PDF's snel en efficient om naar Searchable PDF. De gebruikers kunnen nu makkelijker en sneller de juiste informatie vinden.
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (bulk conversie papieren archief)
Het ministerie heeft duizenden personeelsdossiers van haar medewerkers laten digitaliseren om ze vervolgens te kunnen toevoegen aan het nieuwe personeelsysteem P-Direkt. Autobahn DX heeft de door een servicebureau aangeleverde TIFF bestanden omgezet naar PDF/A formaat conform de ISO 1900:1 archief standaard.
Vandien Service Provider (records management)
Belangrijke bedrijfsdocumenten worden opgeslagen in het Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007 systeem van VSP. Het gaat daarbij om gescande inkomende documenten, met Office opgestelde uitgaande of interne documenten en om emails. Zodra een document een archiefstatus bereikt wordt dit document onder aansturing van een .NET integratie door Autobahn DX Server automatisch omgezet naar tekstdoorzoekbaar PDF. De belangrijkste voordelen: archiefdocumenten kunnen niet meer worden veranerd; het communiceren van documenten is gemakkelijker; documenten zijn ook op lange termijn te raadplegen.
Gemeente "X" (bulk conversie digitaal archief)
Deze gemeente implementeert momenteel een document management systeem systeem gebaseerd op Microsoft Office Sharepoint Server (MOSS) 2007. Dit DMS vervangt het bestaande DMS waarin circa 250.000 documenten en hun metagegevens in de vorm van TIFF- en (Image Only) PDF-bestanden zijn opgeslagen. Met Autobahn DX Server worden de documenten voor de import in MOSS 2007 in bulk omgezet naar PDF/A en full-text doorzoekbaar gemaakt. De belagrijkste voordelen: het bestandsformaat van de documenten voldoet nu aan de eisen van Digitale Duurzaamheid; een document kan nu op meerdere manieren worden opgezocht; de informatie in een document is nu herbruikbaar. Bovendien geeft de gemeente invulling aan de eis van de rijksoverheid tot het ondersteunen van Open Document Standaarden.
